Công tác vật tư được hiểu là từ khi phát sinh nhu cầu vật tư cho đến khi hoàn thành việc sử dụng và thu hồi (nếu có), có tính chất phức tạp và qua nhiều khâu như: Lập kế hoạch nhu cầu, thực hiện và quản lý mua sắm, nghiệp vụ kho tàng, quản lý dự trữ và tồn kho, quản lý sử dụng và định mức tiêu hao, quản lý giá, xử lý vật tư kém, mất phẩm chất, thanh lý, thu hồi, phế liệu, v.v... để đáp ứng đầy đủ, kịp thời vật tư cho sản xuất.

Xác định tầm quan trọng của công tác vật tư, ngay khi thành lập, TKV luôn chú trọng nâng cao quản lý công tác vật tư trong toàn Tổng công ty (nay là Tập đoàn) với mục tiêu là tuân thủ đúng quy định của Nhà nước, phù hợp với đặc thù của ngành, luôn nâng cao hiệu quả quản lý, đáp ứng đầy đủ và kịp thời vật tư cho sản xuất, góp phần cải thiện và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Tập đoàn và đã đạt được những kết quả tích cực.

TKV luôn chú trọng đến việc tổ chức hệ thống và ban hành các quy chế, quy định về quản lý và thực hiện công tác vật tư để công tác này ngày càng được đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, hiệu quả.

Trước năm 2004, TKV ban hành các cơ chế điều hành thực hiện chi tiết theo kế hoạch SXKD hằng năm, trong đó có kế hoạch quản lý và thực hiện công tác vật tư. Tuy nhiên, theo thời gian và sự phát triển của Tổng công ty, việc thực hiện công tác vật tư theo các cơ chế điều hành hằng năm đã không còn đáp ứng được các yêu cầu về quản lý vật tư nhằm đáp ứng cho sản xuất.

Từ năm 2004, thay vì thực hiện công tác vật tư theo cơ chế điều hành kế hoạch hằng năm, TVN đã ban hành các quy chế và các quy định về thực hiện công tác vật tư để quản lý đồng bộ trong toàn Tổng công ty. Với việc ban hành quy chế quản lý chuyên ngành, quản lý công tác vật tư trong toàn Tổng công ty đã từng bước được hoàn thiện và ngày càng chặt chẽ, hiệu quả hơn.

Đặc biệt, trong giai đoạn từ năm 2015 trở lại đây, các quy chế, quy định được thường xuyên cập nhật, bổ sung hoặc thay thế để phù hợp với sự thay đổi của các luật, quy định có liên quan của Nhà nước cũng như phù hợp điều kiện sản xuất kinh doanh của Tập đoàn trong từng thời kỳ và để đạt các mục tiêu chính là: bảo đảm đầy đủ và kịp thời vật tư phục vụ cho sản xuất, tồn kho đạt mức hợp lý theo quy định; Xây dựng hệ thống quản lý và thực hiện công tác vật tư toàn Tập đoàn thống nhất, minh bạch, chặt chẽ, khoa học, hiện đại, hiệu quả; Tăng cường tính chủ động, tự chủ, tự chịu trách nhiệm và phát huy nội lực của các đơn vị trong công tác vật tư.

Trên cơ sở các quy định của TKV, các đơn vị thuộc Tập đoàn đ ã tổ chức hoàn thiện, ban hành các quy định nội bộ của đơn vị để triển khai thực hiện công tác vật tư bảo đảm yêu cầu đề ra, đáp ứng phục vụ sản xuất và bảo đảm tính thống nhất trong toàn Tập đoàn về các nội dung cơ bản trong quản lý và thực hiện công tác vật tư trên cơ sở các quy định của Nhà nước và quy chế của TKV trong tất cả các khâu.

TKV hết sức quan tâm tổ chức tập huấn, đào tạo và phổ biến, nâng cao kiến thức, kỹ năng thực hiện công tác quản lý vật tư. Theo đó, từ khi thành lập đến nay, Tập đoàn đ ã tổ chức nhiều lớp tập huấn cán bộ làm công tác vật tư, đào tạo thủ kho vật tư tại Trường Quản trị kinh doanh TKV. Tính riêng từ năm 2015 đến nay, TKV đ ã tổ chức 17 lớp đào tạo thủ kho, tập huấn cán bộ làm công tác vật tư cho hơn 1.300 học viên với chương trình đa dạng, phong phú và sát với thực tiễn, yêu cầu. Qua đó, công tác quản lý vật tư ngày càng khoa học, chặt chẽ và hiệu quả hơn, giảm thiểu việc xảy ra sai sót, vi phạm.

Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang diễn ra mạnh mẽ, TKV và các đơn vị đ ã tích cực nghiên cứu, đưa vào sử dụng phần mềm tin học trong quản lý vật tư và bộ m ã vật tư. Việc ứng dụng tin học hóa, tự động hóa và chuyển đổi số trong công tác vật tư đ ã được đẩy mạnh từ Tập đoàn đến các đơn vị trong giai đoạn 2014 - 2024, nhất là những năm gần đây, nhằm bắt kịp xu thế cũng như sự phát triển của khoa học - công nghệ, giúp cho việc quản lý ngày càng chặt chẽ hơn, tiết giảm lao động (đặc biệt đối với các đơn vị có địa bàn công trường ở xa, phải đi lại nhiều), qua đó nâng cao hiệu quả và góp phần giảm chi phí giá thành sản xuất.

Với mục tiêu bảo đảm cung ứng đầy đủ, kịp thời vật tư cho phục vụ sản xuất trong mọi tình huống, đồng thời với việc bảo đảm quản lý, thực hiện công tác vật tư theo đúng các quy định của Nhà nước và TKV theo hướng hiện đại, hiệu quả; thời gian tới, TKV thường xuyên rà soát, cập nhật quy chế và các quy định trong công tác vật tư của TKV theo các quy định mới của Nhà nước; Đẩy nhanh công tác xây dựng modul phần mềm quản lý công tác vật tư tích hợp trong hệ thống ERP chung của Tập đoàn đồng thời triển khai nghiên cứu mô hình quản lý kho thông minh, kho ảo, kho dữ liệu tập trung. Tập đoàn cũng sẽ tăng cường kiểm tra, kiểm soát tất cả các khâu, các bước trong thực hiện công tác vật tư, nhất là đẩy mạnh công tác tự kiểm tra tại các đơn vị nhằm kịp thời phát hiện những tồn tại và có biện pháp quản lý bảo đảm kịp thời, minh bạch, hiệu quả.