Giải pháp bắt nguồn từ công nghệ quản lý

Gian lận thương mại trong kinh doanh xăng dầu diễn ra khá phức tạp, điển hình như vụ sử dụng chip IC nhằm bớt xén lượng hàng bán ra tại các trạm xăng dầu ở Nghệ An vừa qua. Đây là hành vi gian lận có tổ chức gây thiệt hại cho hàng trăm ngàn người dân trên diện rộng, chứ không còn đơn giản là mánh lới “ăn bớt, ăn xén” của khách hàng như một số nhân viên cây xăng vẫn thường làm.

Tuy nhiên, có thể khắc phục việc xử lý gian lận bằng cách thay đổi công nghệ. Các trạm xăng dầu cần áp dụng công nghệ cao mà các nước tiên tiến trên thế giới đã nghiên cứu phát triển thành công. Cách làm này không chỉ chống gian lận tận gốc mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh.

Nhận thức được những lợi ích mang lại từ việc áp dụng công nghệ, Công ty TNHH TM Quốc Thắng đầu tư chuyển giao công nghệ từ nước ngoài. Trên cơ sở công nghệ này, Công ty Quốc Thắng đã sản xuất thành công đầu điện tử QTC cho các cột đo nhiên liệu và xây dựng được phần mềm quản lý vừa hiện đại vừa phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Phần mềm được xây dựng trên cơ sở công nghệ web cho phép các chủ đầu tư sử dụng các công cụ sẵn có như máy tính, điện thoại để giám sát quản lý và điều hành trạm xăng dầu của mình ở bất kỳ đâu, ở bất kỳ thời gian nào. Theo đó, các cột đo nhiên liệu của trạm được kết nối vào mạng internet. Toàn bộ thông tin của trạm xăng từ tình trạng nguồn điện cung cấp của trạm, chế độ hoạt động của từng cột bơm, thông tin bán hàng chi tiết tới từng mã bơm, thông tin quản lý như tổng lượng xăng dầu bán ra, tổng tiền thu về, thông tin về nhập xăng dầu, số lượng tồn ... liên tục được cập nhật. Tất cả đều được bảo mật và có các mã khóa để phân quyền quản lý ở nhiều cấp độ khác nhau.

Ứng dụng công nghệ này vào hoạt động kinh doanh của trạm xăng dầu, chủ đầu tư sẽ gián tiếp ngăn ngừa tình trạng gian lận. Hệ thống sẽ tự động báo và tạm dừng hoạt động của trụ bơm nếu nhân viên thao tác sai, tự động ngắt cò bơm nếu ngưng bơm quá 3 giây, hoặc không trả về số 0. Ngay lúc đó, thông tin lỗi sai trong thao tác cũng được thể hiện trên báo cáo truyền về máy chủ. Chỉ khi nhân viên thực hiện đúng quy trình bán hàng, hệ thống mới hoạt động bình thường.

Theo nguyên tắc, các trụ bơm của trạm xăng dầu được kết nối với hệ thống modem chuyên dụng, ngay cả khi hoạt động hay dừng bán, người quản lý không cần đến hiện trường vẫn kiểm soát được số lượng hàng nhập, xuất, tồn và doanh thu bán hàng trong ngày. Thông tin được chuyển thành báo cáo thông qua sóng điện thoại di động (GMS),  internet (ADSL, 3G), máy tính và cả máy in. Sự linh hoạt và tiện lợi trong công nghệ tự động cảnh báo qua SMS và truy xuất dữ liệu giúp người quản lý nắm rõ hoạt động kinh doanh theo từng thời điểm, giúp chủ động trong việc giám sát, giảm chi phí nhân công vận hành.

Trao đổi với chúng tôi, ông Đỗ Thanh Hán, Giám đốc Công ty TNHH TM Quốc Thắng cho biết: “Qua 2 năm sử dụng tại các trụ bơm của công ty Quốc Thắng cũng như các công ty khách hàng, hệ thống này đã giúp giảm thiểu tối đa hành vi gian lận của nhân viên, quá trình kinh doanh được quản lý rõ ràng, đồng bộ, và chưa xảy ra sự cố nào.” Ông Hán cho rằng, với mức đầu tư công nghệ dao động từ 20 triệu – 90 triệu cho 1 trụ bơm, tính ra chỉ bằng 2/3 so với sản phẩm cùng loại có nguồn gốc từ nước ngoài, lại được bảo hành, bảo dưỡng định kỳ, sử dụng dễ dàng, đặc biệt mang lại nhiều lợi ích về sau.

Gian nan đầu ra

Tính năng ưu việt là vậy, nhưng sản phẩm mới chỉ được ứng dụng vào các cây xăng của Công ty Quốc Thắng và một vài doanh nghiệp xăng dầu khác tại các tỉnh Hà Nam, Hải Phòng, Thái Bình, Thanh Hóa, Phú Yên, Tp.HCM, Bình Phước, Đồng Nai, Vĩnh Long… Thực sự, để thuyết phục các doanh nghiệp áp dụng công nghệ này là một vấn đề… cực khó!

Cái khó thứ nhất là phải cải tiến ứng dụng công nghệ mới vào quản lý và đầu tư chi phí ban đầu. Ngoài thiết bị chính là bộ đếm được gắn vào từng trụ bơm, các trạm xăng còn phải trang bị thêm modem và kết nối internet. Mức đầu tư công nghệ dao động từ 20 triệu – 90 triệu cho 1 trạm bơm thực sự là một con số đáng dè dặt đối với các doanh nghiệp đã quen thuộc với hệ thống kinh doanh “từ trước đến nay vẫn thế” của mình.

Cái khó thứ hai là vấn đề “nhạy cảm”. Không phải bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng hào hứng với thiết bị công nghệ mới có khả năng chống gian lận này – khi chính họ là người không sâu sát với việc khách hàng bị gian lận. Trong khi có những doanh nghiệp chân chính chịu khó đầu tư vào công nghệ, kiểm soát hoạt động bán hàng của nhân viên nhằm nâng cao uy tín của công ty đối với người tiêu dùng, thì cũng có không ít những doanh nghiệp khác cũng dùng công nghệ cao, nhưng là để thay đổi tình trạng kỹ thuật thiết bị đo nhằm “móc túi” khách hàng một cách trắng trợn.

Chúng ta cần phải xem cuộc đấu tranh chống gian lận thương mại trong kinh doanh xăng dầu vừa là trách nhiệm, vừa là lợi ích chung của toàn xã hội. Việc sử dụng bộ đếm điện tử kiểm soát kinh doanh xăng dầu có thể xem là một trong các giải pháp tối ưu đem lại lợi ích thiết thực cho chủ doanh nghiệp và người tiêu dùng. Tuy nhiên, để công nghệ thực sự đi vào cuộc sống, phát huy thế mạnh cần có sự chung tay của các cơ quan chức năng, các đơn vị, Bộ, Ngành liên quan, cũng như các cơ quan thông tin đại chúng, nhằm tuyên truyền, khuyến khích và hỗ trợ các doanh nghiệp mạnh dạn áp dụng vào hệ thống kinh doanh xăng dầu, không chỉ tại các trạm xăng tư nhân mà còn ở những đơn vị có cổ phần nhà nước.

Nguyên Phương (Tổng hợp)