Đến năm 2025, số hóa toàn bộ hồ sơ bảo hiểm xã hội
(PetroTimes) - Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.
Theo báo cáo của Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam), tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ.
Đến tháng 5/2017 toàn bộ số hồ sơ hưởng BHXH là 4.338.019 hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của ngành. Số hồ sơ hưởng BHXH từ tháng 6/2017 đến tháng 9/2018 là 298.734 hồ sơ đã được lưu trữ hồ sơ điện tử và đang lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ, chuẩn bị thực hiện việc chuyển lên lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của ngành.
Việc lưu trữ hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử với loại hồ sơ hưởng BHXH phần nào đã theo kịp xu hướng phát triển của xã hội.
 |
Đến thời điểm hiện tại đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Trước khi thực hiện chỉnh lý hồ sơ, không xác định được số lượng hồ sơ trong kho cũng như phân định thời hạn bảo quản.
Sau khi chỉnh lý, về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng hơn 20 năm đã được phân loại, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.
Thời gian tới, BHXH Việt Nam sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...
Theo BHXH một số địa phương, hiện nay diện tích kho lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế, thậm chí BHXH một số tỉnh phải tận dụng các phòng làm việc, hành lang, tầng trệt để lưu trữ hồ sơ, nên dễ gây ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu. Trong khi đó đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ còn kiêm nhiệm nên chịu nhiều áp lực…
Do vậy, BHXH các tỉnh, thành phố đề xuất cần tiếp tục đẩy mạnh đầu tư cơ sở vật chất và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ. Kết nối đồng bộ thông tin phục vụ công tác tra cứu, thu thập, chỉnh lý, lưu trữ, khai thác dữ liệu; chú trọng đầu tư công tác phòng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức viên chức làm công tác lưu trữ.
Ngoài ra, cần lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thực sự có giá trị và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu trữ lịch sử. Xây dựng phương án xử lý đối với hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ tồn đọng từ năm 2015 trở về trước…
| Ngày 24/8/2018 BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1030/QĐ-BHXH Quyết định ban hành Phần mềm Lưu trữ Hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 triển khai trong toàn Ngành BHXH. Với cách thức khai thác tại Phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét. Trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính. |
Bảo Linh
